INFORMATIVA PER CLIENTI E FORNITORI
Gentile cliente o fornitore, La informiamo che, per la gestione l’esecuzione dei rapporti con i propri interlocutori, la ACANFORA GIOIELLI ITALIA SRL , raccoglie i Suoi dati personali acquisiti verbalmente, direttamente o tramite terzi, qualificati come “dati personali” dal D.Lgs. n. 196/2003 e dal Regolamento UE 2016/679, nel seguito GDPR.
Tale normativa prevede che chi tratta dati personali è tenuto ad informare l'interessato su quali sono i dati che vengono trattati e su taluni elementi qualificanti il trattamento, che deve sempre avvenire con correttezza liceità e trasparenza, tutelando la tua riservatezza ed i tuoi diritti. Pertanto, ai sensi dell'art. 13 del D.Lgs.196/2003, e degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (nel seguito GDPR: General Data Protection Regulation), La informiamo che la nostra azienda raccoglie i Suoi dati personali e li rende oggetto di trattamento secondo le modalità e per le finalità sotto esposti nel rispetto dei limiti previsti dalla normativa applicabile.
Natura dei dati personali.
I dati personali raccolti e trattati nell’ambito degli adempimenti derivanti dal rapporto di lavoro, possono essere della seguente tipologia: dati personali ai sensi dell’art. 4 comma 1 del GDPR.
I dati personali raccolti possono essere ad esempio, ma non solo: nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, nazionalità, indirizzo di residenza, indirizzo della sede di lavoro, indirizzo della sede fiscale, numero di partita IVA, numero di telefono fisso numero di telefono mobile, numero di fax, indirizzo di posta elettronica ordinaria e certificata, oltre ai dati relativi all’azienda datrice di lavoro, estremi di uno o più documenti di identità, estremi di uno o più conti correnti bancari d’appoggio, giorni e orario di lavoro, puntualità del rispetto degli adempimenti contrattuali.
Liceità del trattamento
Nel caso specifico della società, la liceità del trattamento ai sensi dell’art. 6 del GDPR è garantita dal ricorrere anche solo di una delle seguenti motivazioni: l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità; il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso; il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento; il trattamento è necessario per la salvaguardia degli interessi vitali dell’interessato o di un’altra persona fisica; il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento; il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è un minore.
In particolare il consenso è sempre esplicitamente e preventivamente richiesto e raccolto presso l’interessato nei seguenti casi: utilizzo di dati personali dei clienti i; utilizzo di dati personali dei fornitori al fine di redazione di schede sintetiche sul livello del servizio reso o prodotto fornito; utilizzo di dati personali dei lavoratori ai fini della rendicontazione del loro rendimento; utilizzo di dati personali dei candidati alle posizioni organizzative aziendali ai fini della corretta scelta del personale. Nei restanti casi sono sufficienti le casistiche citate dall’art. 6 del GDPR.
Finalità e base giuridica del trattamento
I dati personali dell’interessato sono raccolti con le seguenti finalità: gestione dei rapporti contrattuali con l’interessato (acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione di un contratto, esecuzione di operazioni sulla base di obblighi derivanti dal contratto concluso con l’interessato, eccetera); adempimenti di legge connessi a norme civilistiche, fiscali e contabili; inserimento in apposite banche dati interne; svolgimento di attività di archivio interno, statistiche, di marketing; promozione e vendita di prodotti e servizi resi effettuate per mezzo di invio di posta ordinaria o elettronica o, telefonate, sistemi automatizzati di comunicazione; rilevazione del grado di soddisfazione della clientela inerenti la qualità dei servizi forniti e sull’attività svolta dallo studio, eseguita direttamente da quest’ultimo ovvero attraverso l’opera di società specializzate nel settore, mediante interviste personali o telefoniche, questionari e simili; attività volta al rilevamento e comparazione delle caratteristiche del servizio erogato da parte dei fornitori.
Modalità di raccolta e trattamento
I dati personali possono essere raccolti: attraverso la compilazione di appositi questionari, direttamente presso l’interessato con comunicazione verbale, telefonica, via fax, via posta elettronica, posta ordinaria o altri documenti scritti; presso terzi mediante comunicazione verbale, telefonica, via fax, via posta elettronica, posta ordinaria o altri documenti scritti; accesso fisico da parte di personale dello studio alle sedi istituzionali di uffici della Pubblica Amministrazione o accesso telematico a banche dati ai quali il personale dello studio può accedere (es. Registro Imprese, Camera di Commercio, Comune etc.).
Rispetto alle finalità sopraesposte, il trattamento dei dati personali avviene mediante loro raccolta, trattamento, comunicazione e archiviazione sia con strumenti manuali che elettronici che cartacei, assicurando in ogni caso i dati personali sono trattati nel rispetto della riservatezza e della sicurezza degli stessi dati
Durata del trattamento
I dati personali raccolti saranno conservati per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti. In particolare, in relazione al tipo e alla finalità dei dati personali raccolti, qualora esista un rapporto contrattuale con l’interessato, i dati personali saranno trattati fino al termine del rapporto contrattuale con l’interessato e di tutti gli adempimenti ad esso connessi.
Negli altri casi i dati personali saranno trattati sino al persistere di un legittimo interesse da parte del titolare del trattamento o sino a revoca del consenso da parte dell’interessato, quando esso sia necessario per la prosecuzione del trattamento.
I dati personali che non siano più necessari, o per i quali non vi sia più un presupposto giuridico per la conservazione, vengono anonimizzati irreversibilmente e conservati, oppure cancellati definitivamente.
I dati saranno conservati in genere per 10 anni dalla data in cui abbiamo ottenuto il Suo ultimo consenso per tale finalità, salvo il caso di opposizione a ricevere ulteriori comunicazioni.
Adempimento degli obblighi contrattuali: i dati trattati per adempiere qualsiasi obbligazione contrattuale con l’interessato, potranno essere conservati per tutta la durata del contratto oltre che per successivi 10 anni dal termine dell’anno fiscale seguente a quello di competenza, per affrontare qualsiasi accertamento e/o controversia di natura fiscale.
Trattamento delle immagini: i dati relativi all’Immagine saranno conservati nei data base dello Studio per un tempo massimo di 24 mesi, per essere successivamente cancellati dagli stessi.
Nel caso di controversie: nel caso in cui sia necessario difenderci o agire o anche avanzare pretese nei confronti Suoi o di terze parti, potremmo conservare i dati personali che riterremo ragionevolmente necessario trattare per tali fini, per il tempo in cui tale pretesa possa essere perseguita.
Obbligo di conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto
Per quanto concerne i dati che siamo obbligati a conoscere, al fine di adempiere agli obblighi previsti dalla normativa nazionale e da regolamenti dell'Unione Europea, ovvero da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo, il loro mancato conferimento da parte Sua comporterà l’impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto, nei limiti in cui tali dati sono necessari all’esecuzione dello stesso. Per quanto riguarda i dati che non siamo obbligati a conoscere, il loro mancato ottenimento sarà da noi valutato di volta in volta, e determinerà le conseguenti decisioni rapportate all’importanza per noi dei dati richiesti ma da Lei non forniti.
Comunicazione e diffusione a soggetti terzi
I dati raccolti non vengono da noi "diffusi", con tale termine intendendosi il darne conoscenza a soggetti indeterminati in qualunque modo, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione.
I Suoi dati personali potranno invece essere da noi "comunicati", con tale termine intendendosi il darne conoscenza ad uno o più soggetti determinati, a soggetti rientranti nelle seguenti categorie: a) soggetti incaricati all’interno della nostra struttura di trattare i dati, in particolare agli addetti dei nostri uffici amministrativi; b) soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge o di normativa comunitaria, nei limiti previsti dalla legge; c) soggetti che hanno necessità di accedere ai dati per finalità ausiliarie al rapporto intercorrente, nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti ausiliari loro affidati (es. gli istituti di credito e gli spedizionieri); d) soggetti che siano nostri consulenti, nei limiti necessari per svolgere il loro incarico, previa nostra lettera di incarico che imponga contrattualmente il dovere di riservatezza e sicurezza nel trattamento dei dati; e) altri soggetti esterni nella loro qualità di organizzatori e partners nelle attività istituzionali relative a corsi di formazione, meeting, congressi, ed ogni altro evento al quale Le sarà richiesto di partecipare da parte della società titolare del trattamento.
Diritti dell’interessato
In qualità di interessato, Lei può ottenere dal titolare del trattamento l’accesso ai Suoi dati personali e alle seguenti informazioni:
a) conoscere le finalità del trattamento; b) le categorie di dati personali raccolti; c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati; d) il periodo di conservazione previsto o i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) chiedere al titolare la rettifica o la cancellazione dei dati personali che La riguardano o la limitazione del trattamento o opporsi al trattamento; f) proporre reclamo a un’autorità di controllo; g) tutte le informazioni sull’origine dei dati, qualora gli stessi non siano stati raccolti presso di Lei; g) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, h) diritto di rettifica.
In talune circostanze potrà limitare l’uso dei propri dati personali da parte dell’azienda o revocare il consenso al loro utilizzo. In questo caso, cesseremo di utilizzarli, salvo che per motivi legittimi urgenti o per proporre o difenderci da eventuali reclami.
Avrà il diritto di chiedere la portabilità dei dati personali che ci ha trasmesso, affinché possano essere inviati, se del caso, direttamente a Lei o a un soggetto terzo da Lei indicato, in un formato di uso comune o a lettura meccanizzata.
È Suo diritto revocare in qualsiasi momento le autorizzazioni che ha prestato nel frattempo per l’utilizzo dei Suoi dati personali. Infine, può presentare un reclamo contro CPA presso l'Autorità di controllo italiana, ovvero il Garante per la protezione dei dati personali, in particolare nel caso in cui Lei abbia esercitato un determinato diritto senza che CPA vi abbia dato seguito nei termini previsti dalla legge.
Titolare, responsabile e incaricati del trattamento.
Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti è la società ACANFORA GIOIELLI ITALIA SRL
email : info@acanforagioielli.com
Il titolare si avvale per l’esercizio delle sue funzioni dell'ausilio di un responsabile del trattamento dei dati personali, nominato ai sensi e per gli effetti dell'art. 29 del D.Lgs. 196/2003 e dell’art. 28 del Regolamento 2016/679, sempre reperibile presso la sede aziendale.
Consenso al trattamento dei dati personali.
In alcune circostanze il trattamento dei Suoi dati personali non è finalizzato né all’adempimento di obblighi contrattuali, né consentito in forza del rispetto degli obblighi di legge, né perché l’azienda abbia un interesse legittimo per accedervi. In questi casi, abbiamo bisogno del Suoi consenso.
Talvolta il conferimento all’azienda dei dati personali da parte dell’interessato è facoltativo ma l’eventuale rifiuto del conferimento o del consenso al loro utilizzo per specifiche finalità può implicare l’impossibilità da parte dello Studio di adempiere alle prestazioni oggetto del contratto o della richiesta.
Per questa ragione l’azienda Le chiede, di prestare il proprio consenso per tutte le suddette finalità.
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